Ведение кадрового делопроизводства

Занимаемся ведением кадрового делопроизводства «с нуля»

Ведение кадрового делопроизводства представляет собой стандартный комплекс работ по учету кадров на предприятии. Однако для начинающих специалистов, индивидуальных предпринимателей и частных бухгалтеров, в обязанности которых вошло кадровое дело, оно представляет непростую задачу. Именно поэтому на рынке очень востребованы услуги по ведению кадрового производства. Хотя, на практике этот процесс можно разбить на этапы, последовательное выполнение которых приведет к отлаженному в будущем процессу работы. В результате вы организуете работы по учету персонала «с нуля» и в полном объеме.

Пошаговая инструкция «для начинающих»

Организация рабочего стола «кадровика»

На начальном этапе для организации рабочего процесса вам понадобится кадровая программа, тексты нормативно-правовых актов последней редакции закона, бланки документов и образцы их заполнения. Документацию можно найти в подписке крупных тематических издательств.

Если рассматривать кадровые программы, то существует несколько типов:

1. полнофункциональная автоматизированная система управления персоналом (АСУП);
2. блок кадрового учета в системе ERP;
3. узкофункциональная программа для автоматизации одной функции HR;
4. программное SaaS-решение по «облачному» учету кадров;

Изучение внутренней кадровой политики

Для того чтобы понимать, как вести кадровое делопроизводство в текущей компании, следует изучить все внутренние документы, с которыми придется работать. В случае если вы наемный сотрудник – попросите у директора учредительные документы в полном объеме. Составлять учетные бумаги необходимо так, чтобы они не противоречили уставу. Если вы являетесь руководителем бизнеса, то учредительные и учетные кадровые документы нужно сопоставить друг с другом.

Устав предприятия необходимо изучить досконально. Особое внимание следует обратить на:

1. порядок приема на работу генерального директора (а именно – установление ему заработной платы, сроки трудового договора);
2. порядок приему на работу руководителей различных отделов;
3. порядок установления штатного расписания.

Оформление генерального директора в штат компании

В пакете документов должна быть отражена дата приема на работу. По заключению трудовых отношений с наемным генеральным директором нужно изучить специализированную профессиональную литературу.

Составление списка документов, которые требуются для учета кадров

Для ведения кадрового делопроизводства необходимо составить перечень необходимых бумаг. Законодательством регулируется список документов, которые составляются в обязательном порядке. В перечень входят:

1. Согласно статьям 189 и 190 Трудового кодекса РФ – Правила внутреннего распорядка.
2. Согласно статьям 15 и 57 Трудового кодекса РФ – Штатное расписание.
3. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ – График отпусков.
4. Документы по защите и обработке персональных данных сотрудников:

• документ, который устанавливает порядок обработки персональных данных штатных специалистов;
• документ, в котором прописаны право и обязанности работников;
• письменные согласия сотрудников на обработку и передачу их персональных данных третьим лицам (по статьям 86–88 Трудового кодекса РФ, статье 6 Федерального закона «О персональных данных»).

1. Трудовые договоры с персоналом.
2. Трудовые книжки.
3. Книга по учету трудовых книжек и вкладышей к ним.
4. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
5. Согласно статьям 91 и 99 Трудового кодекса РФ – Табель учета рабочего времени.
6. Личные карточки сотрудников.
7. Приказы:

• о приеме на работу;
• о предоставлении отпусков;
• об увольнении;
• о переводах;
• о командировках;
• о назначении ответственного лица за учет, ведение и хранение трудовых книжек.

1. Согласно статьям 70, 72, 78, 80, 122, 127 и 128 Трудового кодекса РФ – Основания для изданных приказов:

• докладные записки;
• заявления;
• акты;
• соглашения.

1. Ведомости и записки-расчеты по начислениям и выплатам:
2. заработной платы;
3. отпускных;
4. компенсаций за неиспользованные трудовые отпуска;
5. выплат при увольнениях.
6. Утвержденная форма расчетного листка.
7. Журнал учета проверок юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Существует также список кадровых документов, которые могут стать обязательными в определенных случаях. Это касается внутреннего трудового распорядка, локальных нормативных актов и бланков трудовых договоров конкретной компании.

Комплект кадровых бумаг

Бланки вышеуказанных документов нужно согласовать с генеральным директором предприятия. Внести в них те или иные положения компании, которые не противоречат законодательным актам. Затем подготовить готовый пакет документов для работы.

Назначение ответственного лица за ведение трудовых книжек

В случае если на предприятии вы являетесь генеральным директором и кадровиком в одном лице – ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на вас до тех пор, пока на работу не будет принят специальный сотрудник. В этом случае издается приказ о принятии директором на себя ответственности за хранение, ведение, учет и выдачу трудовых книжек.

Принятие работников в штат

Здесь предстоит оформить надлежащим образом вышеуказанный пакет документов:

1. подписать трудовые договоры;
2. оформить приказы о приеме на работу;
3. заполнить личные карточки сотрудников;
4. сделать записи в трудовых книжках;
5. заполнить книгу по учету трудовых книжек.

Автор статьи

Дмитрий Леонов

Стаж работы 15 лет, специализация - оружие

Рейтинг автора

721

Написано статей

712

Об авторе